KERÄYSLUPA JA TIETOSUOJALAUSUNTO

Henkilötieto tarkoittaa kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, joista voidaan suoraan tai epäsuoraan tunnistaa henkilö.

Käsittelysopimus tarkoittaa tätä Henkilötietojen käsittelysopimusta liitteineen.

Tietosuoja-asetus tarkoittaa Euroopan Unionin yleistä tietosuoja-asetusta 2016/679, jonka soveltaminen alkoi 25.5.2018.

Tietosuojalainsäädäntö tarkoittaa voimassa olevaa henkilötietolakia (523/1999) 25.5.2018 saakka ja Tietosuoja-asetusta 25.5.2018 alkaen.

Tietoturvaloukkaus tarkoittaa tapahtumaa, jonka seurauksena on käsiteltyjen Henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen tai pääsy tietoihin.

Pseudonymisointi viittaa tiedon suojaamistoimeen, jolla on merkitystä oletusarvoisen tietosuojan sekä tiedon suojaamisvelvollisuuden toteuttamisessa. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan myös tieto, joka on läpikäynyt pseudonymisointiprosessin, on edelleen henkilötietoa ja asetuksen vaatimuksia sovelletaan siihen lähes täysimääräisesti.

Määritelmän mukaan ’pseudonymisoimisella’ tarkoitetaan henkilötietojen käsittelemistä siten, että henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn rekisteröityyn käyttämättä lisätietoja edellyttäen, että tällaiset lisätiedot säilytetään erillään ja niihin sovelletaan teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joilla varmistetaan, ettei henkilötietojen yhdistämistä tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön tapahdu.

Anonymisoitu tieto on sellaista, ettei sitä voida missään tilanteessa yhdistää tiettyyn luonnolliseen henkilöön.

Keräämämme henkilötiedot riippuvat niistä toiminnoista ja palveluista, joita käytät tai joiden kautta lahjoitat, ja siitä, mitä tietoja toimitat meille tai keräämme tässä yhteydessä.

Voimme kerätä henkilötietoja seuraavista lähteistä:

Suoraan Sinulta itseltäsi, kun esimerkiksi asioit kanssamme, lahjoitat verkkosivuillamme tai Parempi Lahja -kaupassamme, ilmoittaudut tapahtumiimme, vierailet verkkosivuillamme, tilaat uutiskirjeemme tai vastaat kyselyyn.

Havainnoituja tietoja, jotka syntyvät palvelun käytön yhteydessä käsittelemme lain sallimissa rajoissa esimerkiksi silloin kun käytät viestintäverkkoamme, verkkopalveluitamme ja asioit kanssamme (esim. puhelun soittamisen ja sähköpostin lähettämisen yhteydessä tai verkkosivuilla käydessä).

Johdettuja tietoja, jotka olemme luoneet henkilötiedoistasi, kuten esimerkiksi suoramarkkinoinnin kohdentamiseksi analytiikan avulla tehdyt päätelmät mahdollisista kiinnostuksen kohteistasi.

Nimenomaisesti muista lähteistä saatuja tietoja, kuten muilta palveluntarjoajilta tai julkisesti saatavilla olevista rekistereistä, esim. väestörekisterikeskuksesta, Postin rekistereistä, Asiakkuusmarkkinointiliiton Robinson-kieltorekisteristä, Suomen Asiakastiedolta, Fonectalta, Allerilta ja Futusomelta.

Henkilötietojen luovuttaminen Suomen Pakolaisavulle ei ole pakollista, mutta mikäli päätät olla luovuttamatta henkilötietojasi, emme välttämättä voi tarjota Sinulle hyvää asiointikokemusta.

Voimme käsitellä seuraavan tyyppisiä henkilötietoja:

• Perustiedot kuten nimi ja yhteystiedot, toivottu yhteydenpitotapa, arvo tai ammatti, organisaatioyhteyshenkilöiden osalta myös vastuuasema/työtehtävä, sosiaalisen median tunnistetiedot.
• Demografiatiedot kuten ikä, syntymäaika, sukupuoli ja äidinkieli.
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot kuten tehtyjä lahjoituksia ja aineettomia lahjoja koskevia, niihin liittyviä ja niiden toimittamiseksi tarvittavia tietoja, tilaaja- ja käyttäjätiedot, laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tiedot, pankkiyhteystiedot, asiointia koskevat tiedot (valtakirjat, valtuutukset).
• Viestintäpalveluiden ja muiden palveluiden käytön yhteydessä syntyvät tiedot, anonymisoitu sijaintitieto ja päätelaitetta koskeva tieto sekä Pakolaisavun verkkosivujen, käytöstä syntyvät tiedot.
• Muut palveluidemme käyttöä kuvaavat tiedot, myös evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla internet- ja mobiiliselailun yhteydessä mahdollisesti kerättävät henkilötiedot. Lue lisää evästeistä.
• Pakolaisavun järjestämiin tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä kerättävät tiedot.
• Suoramarkkinointikampanjoita koskevat tiedot, suoramarkkinointiin liittyvät luvat ja -kiellot, kiinnostuksen kohteet, uutiskirjeiden ja tapahtumakutsujen tilaukset, suoramarkkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot.
• Muut suostumuksellasi kerättävät, suostumuksen pyytämisen yhteydessä tarkemmin määritellyt tiedot.

Keräämme, käsittelemme ja käytämme henkilötietoja, joita tarvitaan varainhankintamme ja sääntöjemme mukaisen toimintamme harjoittamiseen ja tehokkaaseen asiakaspalveluun.

Henkilötietojen käsittely perustuu useimmiten Suomen Pakolaisavun oikeutettuun etuun palveluiden käyttämisen ja tarjoamisen yhteydessä. Suomen Pakolaisavulla on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi sekä asiakkaidemme palvelemiseksi. Tämä mahdollistaa esimerkiksi kohdistetun markkinoinnin ja mainonnan. Voimme käsitellä henkilötietoja myös muilla perusteilla kuten suostumukseen perustuen.

Käsittelemme kaikissa edellä mainituissa tilanteissa henkilötietoja vain käsittelyn määriteltyyn käyttötarkoituksen ja sen vaatimassa laajuudessa sekä otamme aina huomioon asiakkaidemme yksityisyyden suojan.

Voimme yhdistää eri palveluiden yhteydessä kerättyjä tietoja siltä osin kuin tiedot on kerätty samaan käyttötarkoitukseen. Jos asiakas on tunnistettavissa, voimme yhdistää häntä koskevia asiakastietoja hänestä kerättyyn analytiikkatietoon voidaksemme kohdentaa palveluitamme paremmin juuri kyseisen asiakkaan tarpeisiin.

Suomen Pakolaisapu käsittelee henkilötietojasi alla oleviin käyttötarkoituksiin:

1. Sopimussuhteen perusteella ja palveluiden tuottamiseksi

Käsittelemme henkilötietojasi varainhankinnan sekä palveluiden tarjoamiseksi ja tuottamiseksi.

Lisäksi voimme muodostaa tilastoja varainhankinnan sekä palveluiden kehittämistä tai muita analysointitarpeita varten ja siten esimerkiksi ryhmitellä asiakkaitamme laskutuksen, käyttömäärien, asiakassuhteen keston ja ulkoisten luokitusten avulla kuten esimerkiksi tehdä selvityksiä siitä, millä tavoin eri käyttäjäryhmät käyttävät viestintäpalveluja tai miten henkilön asuinpaikka ja ikä vaikuttavat palveluiden käyttöön.

Käsittelemme henkilötietojasi sisäisesti sääntöjen mukaisen toimintamme, palveluidemme ja niihin liittyvien prosessien kehittämiseen ja hallintaan sekä laadunvarmistamiseen. Tällainen käsittely voi olla tarpeen, kun esimerkiksi analysoimme toimintaprosesseja ja niihin liittyviä palautteita voidaksemme kehittää prosessiamme tehokkaammaksi ja siten löytää paremman ja nopeamman tavan palvella asiakkaitamme. Käsittelemme henkilötietoja myös ymmärtääksemme paremmin asiakkaidemme tarpeita ja toiveita esimerkiksi palveluidemme ominaisuuksien tai sisällön suhteen.

2. Oikeutetun edun perusteella

Suomen Pakolaisapu voi käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Suomen Pakolaisavulla on oikeutettu etu henkilötietojesi käsittelyyn esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

Suoramarkkinointi: Käsittelemme ja hyödynnämme sekä anonymisoitua tietoa että henkilötietoja markkinointitarkoituksiin ja markkinointikohderyhmien muodostamiseksi voimassaolevan lain sallimissa rajoissa. Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi kohdistaaksemme markkinointimme juuri kutakin henkilöä kiinnostaviin lahjoitus- ja toimintamahdollisuuksiin. Voimme käyttää henkilötietojasi lain sallimissa rajoissa sekä omien että yhteistyökumppaneidemme tuotteiden ja palveluiden markkinointiin kuten suoramarkkinointiin, markkinatutkimuksiin sekä asiakastyytyväisyyskyselyihin.

Palveluiden personoiminen: Voimme käsitellä henkilötietoja tai anonymisoitua tietoa palveluiden personoimiseen ja kohdentamiseen esimerkiksi tekemällä suosituksia ja näyttämällä kohdennettuja sisältöjä Palveluissa tai asiakaskanavissamme. Käsittelemme henkilötietoja ja anonymisoituja tietoja myös muodostaaksemme kattavan käsityksen henkilön palveluidemme käytöstä ja sekä palveluitamme koskevista mieltymyksistä. Tällaista profiloitua tietoa käytämme mahdollistaaksemme asiakkaillemme yhä paremman kokemuksen palveluidemme käytöstä.

Tilastolliset tarkoitukset: Voimme käsitellä henkilötietojasi myös luodaksemme tilastollisia analyysejä, joiden avulla voimme kehittää asiakastarjoamaamme tai parantaa palveluitamme.

3. Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi

Käsittelemme henkilötietojasi lakiin perustuvien velvoitteidemme hoitamiseksi kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin.

4. Muihin tarkoituksiin, joihin olet antanut suostumuksesi

Voimme käsitellä henkilötietojasi kaikkiin niihin käyttötarkoituksiin, joihin olet antanut suostumuksesi. Suostumuksen pyytämisen yhteydessä kerromme sinulle kattavasti, mitä henkilötietojen käsittelyä antamasi suostumus merkitsee ja miten voit peruuttaa suostumuksen.

Suomen Pakolaisavulle on tärkeää pyrkiä turvaamaan henkilötietojen käytettävyys, saatavuus, eheys ja turvallisuus. Toteutamme tarkoituksenmukaisia menettelytapoja henkilötietojen suojaamiseksi sekä estääksemme ja havaitaksemme ulkopuolisten luvattoman pääsyn henkilötietoihin ja henkilötietojen katoamisen.

Huolehdimme henkilökunnan, tietojen, tietojärjestelmien sekä sisäisten ja yleisten viestintäverkkojen kuin myös toimistojen ja teknisten tilojen turvallisuudesta. Henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on tehtävänsä puolesta oikeus niitä käsitellä. Kaikki työntekijämme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojaperiaatteita. Edellytämme myös yhteistyökumppaneiltamme, jotka käsittelevät henkilötietoja, olemassa olevan lainsäädännön mukaisia, käsittelysopimukseen kirjattuja suojauskäytäntöjä.

Tietojen turvaamisessa otamme huomioon henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit yksityisyyden suojalle ja toiminnalle, käytettävissä olevat tekniset mahdollisuudet sekä erilaiset uhkatekijät sovellettavan lainsäädännön, määräysten ja sopimusvelvoitteiden mukaisesti.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi voimassa olevan lain edellyttämissä ja sallimissa tilanteissa. Voimme myös käsitellä anonymisoitua tai tilastollista tietoa, jota ei ole mahdollista yhdistää sinuun henkilönä. Tällaista tietoa voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös muihin kuin Tietosuojalausunnossa kuvattuihin käyttötarkoituksiin.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi

1. Suomen Pakolaisavun puolesta toimiville alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme asianmukaisella tavalla siitä, että käsittely tapahtuu Tietosuojalausunnon mukaisesti. Tässä tarkoitettuja käsittelijöitä ovat mm. IT-palveluntarjoajat ja kampanjoiden aikana markkinointia lukuumme suorittavat markkinointitoimistot.
2. Oikeuskäsittelyyn liittyen tai viranomaisen pyynnöstä sovellettavan lain perusteella tai tuomioistuimen määräyksellä oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä. Voimme myös luovuttaa tietojasi toimivaltaiselle viranomaiselle, esimerkiksi poliisille tai hätäkeskusviranomaiselle, lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa etukäteen määritellyn menettelytavan mukaisesti.

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen Tietosuojalausunnossa määriteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä. Palvelukohtaiset tietojen säilytysajat on kuvattu palvelukohtaisissa tietosuojaselosteissa. Anonymisoidun tiedon säilyttämiseen ei kohdistu vastaavia rajoituksia.

Emme säilytä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja. Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötietosi ja muut asiakastietosi ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.

Oikeutetun edun perusteella käsiteltäviä tietoja käsitellään niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Mikäli asiakas voi vastustaa käsittelyä, poistetaan tiedot, kun asiakkaan vastustusta koskeva pyyntö on käsitelty ja vastustus hyväksytty. Tällaista oikeutetun edun piiriin kuuluvaa käsittelyä voi olla esimerkiksi suoramarkkinointi asiakkaalle varsinaisen lahjoittajasuhteen päättymisen jälkeen.

Lakisääteisten velvoitteiden perusteella käsiteltäviä tietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan kuin laissa edellytetään. Velvoitteita henkilötietojen säilyttämisen osalta on asetettu esimerkiksi kirjanpitolainsäädännössä annetussa laissa.

Suostumuksellasi käsiteltävien tietojen säilytysaika määräytyy käsittelytarkoituksen mukaan. Mikäli olet antanut suostumuksesi välitystietojen käsittelyyn suoramarkkinointitarkoituksia varten ja peruutat suostumuksesi, emme käsittele välitystietojasi enää kohdentaaksemme sinulle suoramarkkinointia niiden perusteella. Meillä on kuitenkin edelleen oikeus tai velvollisuus käsitellä välitystietoja esimerkiksi sopimussuhteen tai lakisääteisen velvoitteen nojalla.

Oikeutesi ja valintamahdollisuutesi riippuvat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja tilanteesta.

• Oikeus saada pääsy tietoihin:Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja jos niitä käsitellään, saada pääsy tietoihin.
• Oikeus antaa ja peruuttaa suostumuksesi: Jos henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus antaa tai peruuttaa suostumus milloin tahansa.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot oikaistuksi tai, tietyissä tapauksissa, puutteelliset henkilötiedot täydennetyiksi.
• Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Sinulla on oikeus vastustaa Suomen Pakolaisavun oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Suomen Pakolaisapu voi kieltäytyä pyynnöstä, mikäli henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys Suomen Pakolaisavun lakisääteisten velvoitteiden hoitamisessa. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille suostumukseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon perustuvaa käsittelyä varten. Sinulla on oikeus saada tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus tulla unohdetuksi: Sinulla on oikeus pyytää Suomen Pakolaisapua poistamaan sinua koskevat tiedot muun muassa, jos (i) katsot niiden olevan tarpeettomia yllä kuvattuihin tarkoituksiin, (ii) peruutat antamasi suostumuksen, (iii) katsot Suomen Pakolaisavun käsittelevän henkilötietojasi lainvastaisesti tai (iv) vastustat henkilötietojesi käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on tietyissä olosuhteissa oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.

Päivitämme Tietosuojalausuntoa tarvittaessa toimintamme kehittymisen myötä. Kehotamme säännöllisesti tarkistamaan uusimman version lausunnosta verkkosivuiltamme.

Henkilötietojen käsittelyyn tai Tietosuojalausuntoon liittyvät kysymykset voit lähettää alla oleviin osoitteisiin.

Rekisterinpitäjä
Suomen Pakolaisapu ry
Y-tunnus 0202243-0
Elimäenkatu 15
00510 Helsinki

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät reklamaatiot sekä oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi osoittaa: tietosuoja@pakolaisapu.fi

Jos Suomen Pakolaisapu on mielestäsi toiminut Tietosuojalausunnon tai voimassaolevan lain vastaisesti, sinulla on oikeus reklamoida asiasta. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, joka valvoo henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta tai viestintävirastolle, joka valvoo välitystietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa.