HANKKEET

Tällä sivulla kerromme hankkeista. Hankkeet eivät kuulu yhdistyksen perustoimintaan.

Hanke eli projekti on toimintaa, jonka tavoitteena on saavuttaa jokin selkeä asia tietyn ajan kuluessa. Hankkeen tavoite voi olla esimerkiksi ratkaista joku yhteiskunnan ongelma. Yhdistys voi tehdä hankkeen, jotta se voi saada rahoitusta ja tehdä hanketta. Hankkeessa kaikki asiat suunnitellaan ja tehdään niin, että ne tukevat tavoitetta.

Hanke kestää yleensä enintään neljä vuotta. Hankkeella on selkeä alku ja loppu. Hanke vaatii ulkoista rahoitusta, joten yhdistyksen kannattaa tutustua rahoitusmahdollisuuksiin heti, kun se on ideoinut hankkeen. Hanketta voivat rahoittaa esimerkiksi kunta, valtio tai Euroopan Unioni eli EU.

Hankkeen suunnittelun vaiheet

Hankkeen ideointi ja suunnittelu

Ensin täytyy miettiä, miksi hanketta tarvitaan. Sen jälkeen määritellään tavoite. Se tarkoittaa, että päätetään, mikä muutos hankkeella halutaan saada aikaan. On myös hyvä miettiä, kenelle hanketta tehdään eli mikä on hankkeen kohderyhmä.

Suunnittelu kannattaa tehdä yhdessä niiden ihmisten kanssa, joita hankkeen on tarkoitus auttaa. Lisäksi suunnitteluun kannattaa ottaa mukaan mahdolliset yhteistyökumppanit.

Suunnitteluvaiheessa kannattaa etsiä tietoa eri rahoittajista. Rahoittajat toimivat eri tavoin, joten seuraavat asiat kannattaa selvittää etukäteen:

• Millaisia sääntöjä ja vaatimuksia rahoittajalla on hankkeelle?
• Vaatiiko rahoittaja omarahoitusosuutta eli täytyykö yhdistyksen hankkia osa rahoista itse?
• Rahoittaako rahoittaja vain tietyn alueen tai alan yhdistyksiä?
• Maksaako rahoittaja rahat ennen kuin hanke alkaa tai hankkeen aikana? Vai maksaako rahoittaja rahat vasta hankkeen jälkeen kuittien perusteella?
• Osaako yhdistys viedä hanketta eteenpäin niin, että se etenee suunnitelman mukaan?
• Miten hankkeen tuloksia pitää seurata ja miten niistä pitää raportoida rahoittajalle?

Hankesuunnitelma

Suunnittelun jälkeen kirjoitetaan hankesuunnitelma. Hankesuunnitelma kertoo hankkeesta tärkeimmät tiedot, kuten

• Miksi hanke tarvitaan?
• Kenelle hanke on tarkoitettu?
• Mikä on hankkeen tavoite?
• Millä tavalla hanke toteutetaan?
• Millaista rahoitusta tarvitaan, jotta hanke voi toteutua?
• Millaisia työntekijöitä, vapaaehtoisia ja tarvikkeita tarvitaan,
• jotta hanke voi toteutua?
• Miten arvioidaan, onko hankkeen tavoitteet saavutettu?

Hankkeen suunnittelun aikana yhdistys tekee tarkan budjetin eli arvioi hankkeen tulot ja menot. Budjetin täytyy perustua hankesuunnitelmaan. Siinä täytyy kertoa, kuinka paljon hanke tarvitsee rahaa ja mistä hankkeen kulut syntyvät.

Millainen on hyvä hankehakemus? 

Varaa paljon aikaa, kun kirjoitat hankehakemusta. Selvitä myös etukäteen, miten rahoittaja toimii. Eri rahoittajilla on esimerkiksi erilaiset hakuajat ja hakemuslomakkeet.

Ennen kuin lähetät hakemuksen, pyydä toista henkilöä lukemaan hakemus. Hänen kommenttinsa voivat auttaa sinua tekemään hakemuksesta paremman.

Hyvässä hankehakemuksessa on seuraavat asiat:

• Hankkeen kohderyhmä on rajattu selkeästi.
• Hankkeen tarve on perusteltu selkeästi ja lyhyesti.
• Hankkeen tavoite on selkeä kuvaus siitä, mikä muutos hankkeella halutaan tehdä.
• Hankkeessa tehtävät asiat on kerrottu selkeästi.
• Hankkeen seuranta ja arviointi on suunniteltu.
• Hankkeen tärkeät yhteistyökumppanit ovat luvanneet osallistua hankkeeseen.
• Budjetti on perusteltu ja kohtuullinen.
• Yhdistyksellä on suunnitelma siitä, miten toiminta jatkuu, kun hanke on päättynyt.
• Yhdistyksellä on suunnitelma, miten hankeen tulokset kerrotaan muille.

Hankkeen toteutus – muista seuranta ja arviointi

Jos hanke saa rahoituksen, hanke alkaa. Hankkeen aikana kannattaa seurata hankesuunnitelmaa. Se auttaa varmistamaan, että kaikki tehdään niin kuin on suunniteltu.

Hankkeen työntekijät suunnittelevat, kuinka hankkeessa edetään ja miten tehtävät jaetaan. Lisäksi he päättävät, kuka vastaa mistäkin tehtävästä.

Yhdistyksen kannattaa tehdä hankkeelle vuosisuunnitelma eli vuosikello. Sen avulla voidaan seurata, miten hanke etenee. Lisäksi yhdistyksen kannattaa kertoa hankkeen toiminnasta monille ihmisille, kuten hankkeen kohderyhmälle, alueen asukkaille sekä medialle. Myös rahoittajilla on omat ohjeet viestintään.

On tärkeää seurata ja arvioida hanketta säännöllisesti. Silloin toimintaa voidaan kehittää paremmin. Seuranta täytyy aloittaa heti hankkeen alussa. Myös rahoittajat vaativat, että hanketta seurataan ja siitä raportoidaan heille.

Muista, että yhdistys saa käyttää hankerahaa vain siihen tarkoitukseen kuin hankehakemuksessa on sanottu. Rahoitusta ei saa käyttää yhdistyksen muuhun toimintaan.

Rahoitus täytyy käyttää sovitussa ajassa. Tarkista aina rahoittajan säännöt ja ehdot. Tarkista myös, miten rahoittajalle täytyy raportoida.

Hankesanasto

Arviointi

Hankkeen aikana ja sen jälkeen katsotaan, mitä hanke on saanut aikaan. Arviointi tarkoittaa, että hankkeen tuloksia verrataan hankkeen tavoitteisiin.

Budjetti eli kustannusarvio

Suunnitelma hankkeen tuloista ja menoista.

Juurruttaminen

Hankkeessa kehitetty uusi tapa tai toimintamalli ei jää vain kokeiluksi, vaan sitä käytetään toiminnassa hankkeen jälkeen.

Kohderyhmä 

Ihmiset, joille toimintaa aiotaan järjestää, kuten nuoret tai ikäihmiset.

Mittarit 

Asioita, joiden avulla voidaan seurata, millaista muutosta hanke on saanut aikaan.

Esimerkiksi seurataan, kuinka monta ihmistä on ollut tapahtumassa.

Riskianalyysi 

Riski tarkoittaa, että hankkeessa tapahtuu jotain, joka estää tai hidastaa hanketta. Riskianalyysissa mietitään, millaisia asioita voi tapahtua. Sen jälkeen mietitään, miten niihin voidaan varautua etukäteen.

Seuranta

Tietoa kerätään, tutkitaan ja käytetään, jotta hankkeen toimintaa voidaan parantaa.

Tarve

Lyhyt kuvaus siitä, miksi hanke on tärkeä hankkeen kohderyhmälle tai tietylle alueelle. Tarve täytyy kuvata tarkasti. Lisäksi sen täytyy perustua luotettaviin tietoihin, kuten tutkimuksiin.

Tavoite

Muutos, joka hankkeessa halutaan saada aikaan. Hyvä tavoite on sellainen, jonka voi saavuttaa hankkeen aikana ja suunnitelmien mukaan. Tavoitteen täytyy olla selkeä ja sitä täytyy voida mitata.

Toimenpide 

Asiat, joita hankkeessa tehdään, jotta päästään tavoitteisiin. Toimenpiteitä ovat esimerkiksi koulutukset, ryhmätoiminta tai neuvontapalvelu.

Toimintaympäristön kartoitus

Selvitys siitä, millainen tilanne on ennen kuin hanke alkaa ja mitä pitää ottaa huomioon, jotta hankkeen tavoite saavutetaan. Lisäksi on hyvä miettiä, missä toimintaa kannattaa järjestää ja kenen kanssa tehdä yhteistyötä.

Tulos 

Muutos, joka hankkeessa saadaan aikaan. Tuloksen täytyy vastata hankesuunnitelman tavoitteita.

Tuotos 

Asia, joka hankkeessa on tehty. Esimerkiksi opas, toimintamalli tai koulutukset.

Vaikutus 

Muutos, jonka hanke saa aikaan pitkällä aikavälillä.

Vuosikello 

Yhdistyksen tai hankkeen aikataulu, jossa kerrotaan, mitä vuoden aikana tapahtuu. Se auttaa hahmottamaan, mitä asioita pitää tehdä ja milloin.